Sekretaris Ditempat Kerja (ori)

MAKALAH

ETIKA SEKRETARIS DALAM MENERIMA TAMU DAN BERTAMU

Tugas Mata Kuliah Etika Profesi Administrasi

Dosen Pengampu : Sutirman, M.Pd

Oleh

Yuna Anjas Rani

14811134004

POGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN D3

FAKULTAS EKNOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.LATAR BELAKANG

Seorang sekretaris yang bekerja di dalam kantor tentunya harus mempunyai etika di dalam kantor, terlebih jika perusahaan tersebut selalu mengacu pada peraturan. Etika yang baik akan ditempatkan dimana pun seseorang berada karena setiap melakukan sesuatu hal sekretaris selalu membutuhkn etiket yang baik.

Pada saat kita bekerja bukan berarti kita tidak memperhatikan tata tertib yang dibuat oleh pihak-pihak terkait. Tata aturan tersebut harus ditaati oleh para karyawan atau pun sekretaris. Dengan adanya tata tertib maka sikap, cara bicara, sopan santun, kedisiplinan akan tercipta dengan baik. Etika dalam kantor akan diperhatikan karena menyangkut harkat dan martabat kita di dalam kantor. Karena penilaian setiap rekan dalam kantor akan berbeda antara satu dengan yang lain. Etika tidak hanya dilaksanakan karena menunjang kepribadian masih ada aspek lain yang mengaitkan antara etika dan pekerjaan, yaitu etika dalam berprofesi.

Terlebih dengan seorang sekretaris didalam kantor atau perusahaan etika menerima tamu sangat dibutuhkan sekali, karena sekretaris didalam kantor merupakan tolak ukur penilaian suatu perusahaan maupun kantor. Ketika sekretaris kantor atau perusahaan menerima tamu itulah sekretaris harus bersikap baik dan sopan, tetapi jika sekretaris menerima tamu dengan wajah tidak menyengangkan, maka perusahaan lain akan merasa tidak senang melihatnya.

Etika berprofesi tentunya menunjang banyak sekali aspek. Misalnya dalam hal peyelesaian tugas tentu saja kita sebagai karyawan apalagi sebagai seorang sekretaris harus cekatan dalam menyelesaikan pekerjaan yang pimpinan berikan pada kita agar saat diberikan pekerjaan kedua tidak mendapatkan beban yang terlalu berat. Etika berprofesi harus dijunjung dimanapun kita bekerja, karena kalau pimpinan senang dengan hasil kerja kita yang rapi, teliti, cekatan, tepat waktu maka kita akan mendapatkan sanjungan yang berbeda pula. Apalagi dengan menerima tamu tentunya sekretaris harus mempunyai wajah yang selalu ramah dalam menjalankan setiap amanahnya. Maka banyak perusahaan yang membutuhkan seorang sekretaris untuk bekerja diperusahaan, akrena seorang sekretaris terkenal dengan perilaku ramah dan sopannya.

Idealnya seorang sekretaris harus bersikap rapi,ramah,dan sopan dalam menerima tamu. Karena perusahaan yang mempunyai nilai lebih yaitu jika sekretaris bisa menerima dan melayani tamu atau pelanggan dengan baik dan ramah. Seseorang begitu masuk perusahaannya langsung menilai pelayanannya, karena pelayanan prima merupakan pelayanan yang sangat berarti untuk tamu atau pelanggan. Tetapi pada kenyataanya, masih ada sekretaris yang kurng ramah dalam melayani tamu, dan sekretaris ceroboh dalam menata ruangan untuk bertemu tamu. Hal tersebut sangat mempengaruhi etika sekretaris dalam menerima tamu. Karena setiap perlakuan sekretaris sangat di nilai oleh rekan kerja. Tidak hanya sekretaris, untuk semua karyawan yang ad di perushaan atau kantor harus menaati peraturan atau etika yang baik, untuk memperlancar proses kerja dalam suatu perusahaan.

2.IDENTIFIKASI MASALAH

            Terdapat beberapa permasalah yang terkait dengan etika seorang sekretaris dalam menerima tamu, baik di perusahaan maupun di lingkungan luar. Karena etika tersebut sangat dibutuhkan. Permasalahan tersebut diantaranya :

1.      Masih kurangnya pengetahuan seorang sekretaris dalam menerima tamu baik di perusahaan maupun di luar perusahaan.

2.      Kurang disiplinnya sekretaris dalan menjalankan kewajibannya sehingga kurang memahami etika menerima atau bertamu.

3.PEMBATASAN MASALAH

            Makalah ini akan difokuskan pada upaya mengatasi seorang sekretaris dalam menerima tamu atau bertamu,baik diperusahaan maupun luar perusahaan.

4.RUMUSAN MASALAH

            Berdasarkan pembatasan masalah di atas, maka masalah dalam makalh ini dirumuskan sebagai berikut:

1.      Bagaimana etika sekretaris dalam menerima tamu yang baik agar menarik perusahaan lain ?

2.      Bagaimana seorang sekretaris yang baik bertamu di perusahaan luar untuk menjalin hubungan bisnis agar perusahaan lain tertarik ?

E.TUJUAN

            Makalah ini bertujuan untuk mengetahui :

1.      Agar seorang sekretaris mampu menerima tamu atau bertamu dengan baik.

2.      Agar sekretaris mengetahui bagaimana etika yang baik dalam menerima tamu dan bertamu.

3.      Untuk menambah wawasan atau ilmu setelah membaca makalah ini.

F.MANFAAT MAKALAH

            Makalah ini dapat bermanfaat bagi :

1.      Penulis

a.       Sebagai sarana memperluas pengetahuan dalam pembuatan makalah etika menerima tamu dan bertamu.

b.      Menambah ilmu dalam etika menerima tamu dan bertamu.

2.      Pembaca

a.       Sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan kualitas sekretaris untuk menerima tamu dan bertamu agar dinilai oleh perusahaan lain.

b.      Sebagai titik acuan untuk menambah pengetahuan pembaca.

BAB II

TEORI DAN PEMBAHASAN

A.TEORI

1.Pengertian Etika

            Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional di perlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di masyarakat kita. Menurut para ahli maka etika tidak lain adalah aturan prilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan antara sesamanya dan menegaskan mana yang benar dan mana yang buruk. Perkataan etika atau lazim juga disebut etik, berasal dari kata Yunani ETHOS yang berarti norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah dan ukuran-ukuran bagi tingkah laku manusia yang baik, seperti yang dirumuskan oleh beberapa ahli berikut ini :

a.       Menurut Drs. O.P. SIMORANGKIR, etika atau etik sebagai pandangan manusia dalam berprilaku menurut ukuran dan nilai yang baik.”

b.      Drs. Sidi Gajalba dalam sistematika filsafat,etika adalah teori tentang tingkah laku perbuatan manusia dipandang dari segi baik dan buruk, sejauh yang dapat ditentukan oleh akal.

c.       Drs. H. Burhanudin Salam,etika adalah cabang filsafat yang berbicara mengenai nilai dan norma moral yang menentukan prilaku manusia dalam hidupnya.

Etika dalam perkembangannya sangat mempengaruhi kehidupan manusia. Etika memberi manusia orientasi bagaimana ia menjalani hidupnya melalui rangkaian tindakan sehari-hari. Itu berarti etika membantu manusia untuk mengambil sikap dan bertindak secara tepat dalam menjalani hidup ini. Etika pada akhirnya membantu kitauntuk mengambil keputusan tentang tindakan apa yang perlu kita lakukan dan yangpelru kita pahami bersama bahwa etika ini dapat diterapkan dalam segala aspek atau sisi kehidupan kita, dengan demikian etika ini dapat dibagi menjadi beberapa bagian sesuai dengan aspek atau sisi kehidupan manusianya.Pengertian Etika (Etimologi), berasal dari bahasa Yunani adalah “Ethos”, yang berarti watak kesusilaan atau adat kebiasaan (custom). Etika biasanya berkaitan erat dengan perkataan moral yang merupakan istilah dari bahasa Latin, yaitu “Mos” dan dalam bentuk jamaknya “Mores”, yang berarti juga adat kebiasaan atau cara hidup seseorang dengan melakukan perbuatan yang baik (kesusilaan), dan menghindari hal-hal tindakan yang buruk.Etika dan moral lebih kurang sama pengertiannya, tetapi dalam kegiatan sehari-hari terdapat perbedaan, yaitu moral atau moralitas untuk penilaian perbuatan yang dilakukan, sedangkan etika adalah untuk pengkajian sistem nilai-nilai yang berlaku.

2.Manfaat Etika

Beberapa manfaat Etika adalah sebagai berikut  :

1. Dapat membantu suatu pendirian dalam beragam pandangan dan moral.
2. Dapat membantu membedakan mana yang tidak boleh dirubah dan mana yang boleh dirubah.
3. Dapat membantu seseorang mampu menentukan pendapat.
4. Dapat menjembatani semua dimensi atau nilai-nilai

Manfaat etika menurut (Ketut Rinjin, 2004 melalui Sjafri Mangkuprawira, 2006) yaitu :

1. Manusia hidup dalam jajaran norma moral, religius, hukum, kesopanan, adat istiadat dan

permainan. Oleh karena itu, manusia harus siap mengorbankan sedikit kebebasannya.

2. Norma moral memberikan kebebasan bagi manusia untuk bertindak sesuai dengan kesadaran akan tanggung jawabnya = human act, dan bukan an act of man. Menaati norma moral berarti menaati diri sendiri, sehingga manusia menjadi otonom dan bukan heteronom.
3. Sekalipun sudah ada norma hukum, etika tetap diperlukan karena norma hukum tidak menjangkau wilayah abu-abu, norma hukum cepat ketuinggalan zaman, sehingga sering terdapat celah-celah hukum, norma hukum sering tidak mampu mendeteksi dampak secara etis dikemudian hari, etika mempersyaratkan pemahaman dan kepedulian tentang kejujuran, keadilan dan prosedur yang wajar terhadap manusia, dan masyarakat, asas legalitas harus tunduk pada asas moralitas.
4. Manfaat etika adalah mengajak orang bersikap kritis dan rasional dalam mengambil keputusan secara otonom, mengarahkan perkembangan masyarakat menuju suasana yang tertib, teratur, damai dan sejahtera.
5. Perlu diwaspadai nahwa ”power tend to corrupt”, ”the end justifies the means” serta pimpinan ala Machiavellian, yang galak seperti singa dan licin seperti belut.

Jadi manfaat mempelajari etika adalah, menciptakan standar diri yang baik di mata masyarakat, mengetahui tingkat kualitas yang baik dan dapat membedakan prilaku di masyarakat.

Manfaat kode etik, menurut (Adams., dkk, dalam Ludigdo, 2007)  adalah:

1. Kode etik merupakan suatu cara untuk memperbaiki iklim organisasional sehingga individu
2. individu dapat berperilaku secara etis.
3. Kontrol etis diperlukan karena sistem legal dan pasar tidak cukup mampu mengarahkan perilaku organisasi untuk mempertimbangkan dampak moral dalam setiap keputusan bisnisnya.
4. Perusahan memerlukan kode etik untuk menentukan status bisnis sebagai sebuah profesi, dimana kode etik merupakan salah satu penandanya.
5. Kode etik dapat juga dipandang sebagai upaya menginstitusionalisasikan moral dan nilai-nilai pendiri perusahaan, sehingga kode etik tersebut menjadi bagian dari budaya perusahaan dan membantu sosialisasi individu baru dalam memasuki budaya tersebut.

Sedangkan manfaat dari kode etik profesi adalah :

1. Memberikan pedoman bagi setiap anggota profesi tentang prinsip profesionalitas yang

digariskan.

2. Sebagai sarana kontrol sosial bagi masyarakat atas profesi yang bersangkutan.
3. Mencegah campur tangan pihak di luar organisasi profesi tentang hubungan etika dalam keanggotaan profesi. Etika profesi sangatlah dibutuhkan dlam berbagai bidang. Kode etik yang ada dalam masyarakat Indonesia cukup banyak dan bervariasi. Umumnya pemilik kode etik adalah organisasi kemasyarakatan yang bersifat nasional, misalnya Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI), kode etik Ikatan Penasehat HUKUM Indonesia, Kode Etik Jurnalistik Indonesia, Kode Etik Advokasi Indonesia dan lain-lain. Ada sekitar tiga puluh organisasi kemasyarakatan yang telah memiliki kode etik.

3.Jenis Etika

a) Etika Filosofis

Etika filosofis secara harfiah dapat dikatakan sebagai etika yang berasal dari kegiatan berfilsafat atau berpikir, yang dilakukan oleh manusia. Karena itu, etika sebenarnya adalah bagian dari filsafat; etika lahir dari filsafat.

Etika termasuk dalam filsafat, karena itu berbicara etika tidak dapat dilepaskan dari filsafat. Karena itu, bila ingin mengetahui unsur-unsur etika maka kita harus bertanya juga mengenai unsur-unsur filsafat. Berikut akan dijelaskan dua sifat etika:

1. Non-empiris^. Filsafat digolongkan sebagai ilmu non-empiris. Ilmu empiris adalah ilmu yang didasarkan pada fakta atau yang konkret. Namun filsafat tidaklah demikian, filsafat berusaha melampaui yang konkret dengan seolah-olah menanyakan apa di balik gejala-gejala konkret. Demikian pula dengan etika. Etika tidak hanya berhenti pada apa yang konkret yang secara faktual dilakukan, tetapi bertanya tentang apa yang seharusnya dilakukan atau tidak boleh dilakukan.

2. Praktis^. Cabang-cabang filsafat berbicara mengenai sesuatu “yang ada”. Misalnya filsafat hukum mempelajari apa itu hukum. Akan tetapi etika tidak terbatas pada itu, melainkan bertanya tentang “apa yang harus dilakukan”. Dengan demikian etika sebagai cabang filsafat bersifat praktis karena langsung berhubungan dengan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan manusia. Tetapi ingat bahwa etika bukan praktis dalam arti menyajikan resep-resep siap pakai. Etika tidak bersifat teknis melainkan reflektif. Maksudnya etika hanya menganalisis tema-tema pokok seperti hati nurani, kebebasan, hak dan kewajiban, dsb, sambil melihat teori-teori etika masa lalu untuk menyelidiki kekuatan dan kelemahannya. Diharapakan kita mampu menyusun sendiri argumentasi yang tahan uji.

b) Etika Teologis

Ada dua hal yang perlu diingat berkaitan dengan etika teologis. Pertama, etika teologis bukan hanya milik agama tertentu, melainkan setiap agama dapat memiliki etika teologisnya masing-masing. Kedua, etika teologis merupakan bagian dari etika secara umum, karena itu banyak unsur-unsur di dalamnya yang terdapat dalam etika secara umum, dan dapat dimengerti setelah memahami etika secara umum.

Secara umum, etika teologis dapat didefinisikan sebagai etika yang bertitik tolak dari presuposisi-presuposisi teologis.Definisi tersebut menjadi kriteria pembeda antara etika filosofis dan etika teologis. Di dalam etika Kristen, misalnya, etika teologis adalah etika yang bertitik tolak dari presuposisi-presuposisi tentang Allah atau Yang Ilahi, serta memandang kesusilaan bersumber dari dalam kepercayaan terhadap Allah atau Yang Ilahi. Karena itu, etika teologis disebut juga oleh Jongeneel sebagai etika transenden dan etika teosentris.Etika teologis Kristen memiliki objek yang sama dengan etika secara umum, yaitu tingkah laku manusia. Akan tetapi, tujuan yang hendak dicapainya sedikit berbeda, yaitu mencari apa yang seharusnya dilakukan manusia, dalam hal baik atau buruk, sesuai dengan kehendak Allah.

Setiap agama dapat memiliki etika teologisnya yang unik berdasarkan apa yang diyakini dan menjadi sistem nilai-nilai yang dianutnya. Dalam hal ini, antara agama yang satu dengan yang lain dapat memiliki perbedaan di dalam merumuskan etika teologisnya.

4.Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah dari segi asal katanya, istilah sekretaris asalnya dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia. Kata “secretum” lalu kemudian berubah menjadi kata “secretarius” yaitu dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris” yang berasal dari kata “secretaries” bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan.

Atau dapat di katakan definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris dalam perusahaan adalah seorang karyawan senior di sebuah organisasi sektor publik dengan status direktur dan bertugas sebagai pengolah administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi manajerial di atas. Sekretaris perusahaan terdiri dari Sekretaris Perusahaan, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Wilayah. Peran sekretaris perusahaan adalah harus memastikan kepatuhan terhadap semua peraturan perundang-undangan dan memperhatikan pembayaran untuk kepentingan bisnis yang spesifik dari perusahaan, misalnya: sebuah perusahaan manufaktur mungkin membutuhkan pendekatan yang berbeda dari bank atau perusahaan jasa keuangan. Selain itu juga perlu membantu dalam pelaksanaan strategi perusahaan dengan memastikan bahwa keputusan dewan dan instruksi yang benar dilakukan dan dikomunikasikan. Tugas sekretaris perusahaan adalah bertindak dengan itikad baik untuk kepentingan perusahaan, untuk menghindari konflik kepentingan, tidak untuk membuat keuntungan dari transaksi rahasia untuk atau atas nama 4 perusahaan. Fungsi sekretaris perusahaan adalah membantu Direksi sebagai pejabat penghubung dalam komunikasi dengan Stake Holder sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake Holder, penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan, penegakan hukum dan pengelolaan kehumasan. Tanggungjawab sekretaris perusahaan adalah memberikan saran kepada direksi tentang masalah hukum umumnya dan mengatur tugas administrasi.

5.Tugas Sekretaris

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:

Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti:

• Membuka surat-surat.
• Menerima dikte pimpinan.
• Menerima tamu.
• Menerima telepon.
• Menyimpan arsip atau surat.
• Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
• Dan lain-lain.

Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:

• Mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
• Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
• Menyusun acara pertemuan bisnis.
• Pembelian kado ataupun cindera mata.
• Dan masih banyak lagi.

6.Karakteristik Pekerjaan Sekretaris

            Dalam bekerja seringkali pimpinan menuntut seorang sekretaris dapat menangani semua pekerjaan secara sempurna, untuk itu pada umumnya seorang pimpinan akan mengharapkan sekretaris mempunyai kemampuan dan sikap sebagai berikut :

Ø  Keterampilan

a)      Dapat mengelola tugas-tugas rutin

b)      Berprakarsa dalam menyelesaikan masalah yang ditemui tanpa mengganggu atasan.

c)      Melaksanakan tindak lanjut atas segala hal sehingga selesai secara tuntas.

d)     Bersedia untuk bekerja atau menyelesaikan suatu pekerjaan tanpa harus diminta

e)      Mengelola kantor secara baik selama atasan tidak berada di tempat dalam waktu lama.

f)       Bekerja secara sistematis, mempunyai kebiasaan bekerja yang mantap.

g)      Mengelola waktu secara baik.

h)      Mengerti secara baik lingkup `pekerjaan atasan, serta aktifitas atasan baik di dalam maupun di luar perusahaan.

i)        Memperluas pengetahuan dengan membaca, bila ada hal yang menarik dapat menyampaikan pada atasan.

j)        Menerima dikte dengan baik.

k)      Mengkonsep surat sederhana

l)        Inisiatif untuk memperbaiki/mengatur ruang kerja atau metode kerja.

m)    Menyampaikan pikiran baik secara tertulis maupun lisan.

n)      Berpartisipasi dalam mengikuti program pengembangan diri

o)      Berpenampilan professional

Ø  Sifat

a)      Kesetiaan

b)      Sikap bijaksana dan mampu menyimpan rahasia

c)      Dapat dipercaya dan jujur

d)     Daya ingat yang kuat

e)      Dapat diandalkan serta mempunyai tanggung jawab

f)       Waspada dan sigap

g)      Mampu berprakarsa/inisiatif

h)      Dapat berdiplomasi

i)        Kerapihan dalan penampilan/pekerjaan dan tempat kerja

j)        Daya nalar tinggi

k)      Bersikap tenang

l)        Mudah menyesuaikan diri pada lingkungan dan keadaan.

m)    Tetap sopan, bersedia membantu dan bersikap hormat terhadap semua orang.

n)      Bersikap tenang dalam keadaan kritis. 

B.PEMBAHASAN

1.ETIKA MENERIMA TAMU DAN BERTAMU

Sekretaris orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan. definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris dalam perusahaan adalah seorang karyawan senior di sebuah organisasi sektor publik dengan status direktur dan bertugas sebagai pengolah administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi manajerial di atas.

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara manager dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan manager. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu manager atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja. Dalam menerima tamu atau pun bertamu sekretaris harus berlaku sopan,lemah lembut,dan ramah. Karena itu,sekretaris selalu berhubungan dengan orang-orang yang akan menilai baik dan buruknya serang sekretais. Keramhan sekretaris harus sangat terjaga dalam menerima tamu dan bertamu.Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sekretaris tidak dapat begitu saja menerima tamu,ada etika sekretaris dalam bertamu. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:

a.       Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

b.      Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.

c.       Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

d.      Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.

e.       Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

f.       Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan bos.

g.      Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.

Sebagai sekretaris yang professional cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan ‘image’ perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan perusahaan. Apabila sekretaris betamu di perusahaan lain tentunya harus mempunyai kesopanan, sekretaris juga bisa menempatkan dirinya ingin bertamu bertemu dengan siapa, misalkan bertemu oleh pejabat yang paling tinggi,maka harus bersikap ramah dan sopan.

Selain pekerjaan sekretaris menerima tamu,sekretaris sering kali bertamu diperusahaan lain. Maka dari itu sekretaris harus mempunyai etika tersendiri dalam bertamu ke perusahaan lain. Karena etika dalam bertamu juga penting bagi seorang sekretaris yang professional.

Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang ketempat yang dituju dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang yang akan ditemui dan orang yangAmenemui.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :

A.    Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji dengan pihak yang akan kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang akan kita datangi dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur jadwal maupun untuk mempersiapkan materi pembicaraan.

B.     Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita berpenampilan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

a)      Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.

b)      Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.

c)      Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.

C.     Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket waktu. Sebaiknya hadir tepat waktu sesuai dengan janji yang telah disepakati dan mempergunakan waktu berkunjung dengan efektif sesuai kebutuhan. Kita juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor.

D.    Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran kendaraan. Jangan parkir di sembarangan tempat.

E.     Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada petugas, sesuai dengan aturan dan petunjuk yang ada di kantor tersebut.

F.      Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat dengan menyapa dan tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik.

G.    Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan. Ucapkan salam dengan sopan kepada orang yang menerima kita.

H.    Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang sudah duluan datang dan membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan sikap tidak sopan dan tidak sabaran dan dapat memicu keributan.

2.TAMU MENURUT KEPENTINGANNYA

a)Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

b)Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar. Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.

c)Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya. Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

d)Tamu aparat pemerintah

·         Yang bersifat kunjungan rutin        

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

·         Yang bersifat kunjungan khusus.

Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.

e) Tamu-tamu teman pimpinan

Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

BAB III

PENUTUP

A.Kesimpulan

            Mempunyai etika menerima tamu dan bertamu sangatlah penting bagi seorang sekretaris,karena di dalam perusahaan maupun luar perusahaan dibutuhkan hal tersebut. Sekretaris bisa dikatakan “pintu masuk” perusahaan karena seketaris merupakan tolak ukur perusahaan tersebut. Dalam menerima tamu tentunya harus bersikap sopan dan selalu ramah. Begitu pun sebaliknya untuk bertamu tentunya juga mempunyai etika yang sangat kuat yang dimiliki oleh seorang sekretaris kantor dan perusahaan. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.

B.Saran

            Jika ingin menjadi sekretaris yang professional sebaiknya sekretaris bisa memanfaatkan ilmunya tentang etika menerima tamu dan bertamu, karena etika tersebut sangat dibutuhkan oleh sekretaris maupun kayawan perusahaan tersebut. Pekerja kantor sangat dinilai oleh rekan kerjanya maka dari itu bekerja di kantor harus bersikap rapid an jangan ceroboh.

DAFTAR PUSTAKA

Triwidodo,Titiek & Kristanto,Joko. 2004. Pengembangan Kepribadian  Sekretaris. Jakarta: PT Grasindo.

Rosidah & Sulistyani,Ambar Teguh. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media.

Gemilang,Jingga. 2013. Jangan Jadi Sekretaris Sebelum Baca Buku Ini. Yogyakarta: Araska.

Rose, la. 2003. Top Secretary. Jakarta: Erlangga.

Badils. 2015. Sekretaris Profesional. Artikel diunduh dari  http://www.badils.com pada Senin,25 Mei 2015.

Dewi, Chusnuril Novita. 2013. Bagaimana Menjadi Sekretaris Profesional. Artikel diunduh dari http://chusnurilnovitadewi.blogspot.com pada Sabtu, 23 Mei 2015.

http://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.html  Pada Kamis,27 Desember 2012